Bejegyzések

A KIHÍVÁS:

Az államháztartásról szóló törvény (továbbiakban: Ávr.) végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet előírása alapján a költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban rendezi a működéséhez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket, többek között a tervezéssel, gazdálkodással – így különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés igazolása, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével –, az ellenőrzési adatszolgáltatási és beszámolási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket.

A szabályzatkészítés során figyelemmel kell lenni az Ávr. összeférhetetlenséggel kapcsolatos előírásaira, miszerint a kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Továbbá az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. Az egyes feladatokat végző személyek kijelölése során tekintettel kell lenni arra is, hogy kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el.

Az átláthatóság és az ellenőrizhetőség szempontjából fontos, hogy az Ávr. rendelkezése alapján a kötelezettséget vállaló szerv a kötelezettségvállalásra, a pénzügyi ellenjegyzésre, a teljesítés igazolására, az érvényesítésre, az utalványozásra jogosult személyekről és aláírás-mintájukról a belső szabályzatában foglaltak szerint naprakész nyilvántartást vezet.

Mind egy belső, mind egy külső ellenőrzés tekintetében is elengedhetetlen a megfelelő gazdálkodási szabályzat kialakítása, a személyek kijelölése és a megfelelő tartalmú nyilvántartás vezetése. Egyúttal az ellenjegyzési, érvényesítési feladatokat ellátok számára is szükséges, hogy egyértelműen beazonosíthatóak legyenek e személyek és hatáskörök.

A jogszabályokban foglaltakra tekintettel ki kell emelni, hogy ha egy költségvetési szerv nem rendelkezik megfelelő szabályzatokkal, nyilvántartásokkal, és ezáltal nem a jogszabályokban előírtaknak megfelelően látja el feladatait, úgy nem lehet szabályos a működés sem, mely nehezíti az átláthatóságot és az ellenőrzéseket, továbbá e tényezők kockázatot jelentenek.

A költségvetési szerveknek a gazdálkodási feladataik területén is kiemelt figyelmet kell fordítaniuk a jogszabályokban előírtak teljesítésére a jogszabályok betartása és a költségvetési szervek jogszabálykövető működése, átláthatósága érdekében. Az ÁSZ a jövőben is fontosnak tartja az ellenőrzések során a jogszabályi kötelezettségek ellenőrzését.

MIÉRT? :

 A külső ellenőrzések egyik leggyakoribb megállapítása, hogy a szabályzati rendszer – esetleges hiányossága mellett – nem kellően követi a jogszabályi változásokat. Ez bírságokkal, büntetésekkel, ellenőri megállapításokkal járhat. Egy hatósági ellenőrzés vagy külső átvilágítás után világossá válik a szabályok definiálásának fontossága, s ezzel párhuzamosan a szabályzatok szerepe. A szabályozási folyamatok, elmaradása később a szervezet egészére nézve kedvezőtlen hatással lehet.

Tehát a szabályzatokkal kapcsolatosan is meg kell fogalmazni az alapvető kérdéseket: Ki? Mikor? Mit? és Hogyan?

Hasznosság

A szabályzatokat úgy kell elkészíteni, hogy azok – kötelezően elkészítendő mivoltukon túl –hasznosak is legyenek.

Több év távlatából már nem biztos, hogy bárki, aki emlékszik az egyes döntések indokára, jellegére. A szabályzatok folyamatos aktualizálása lehetőséget teremthet a múlt eseményeinek, illetve a hozzájuk tartozó döntések a felidézésére.

Nem utolsósorban a különböző hatósági ellenőrzéseknél az alkalmazott eljárások alapdokumentumai a szabályzatok, illetve azoknak a vizsgált időszakra vonatkozó verziói.

Mintaszabályzatok

Gyakori probléma, hogy ugyan elkészülnek a szabályzatok, de azok csupán ún. „konzervek”. Ma már sok szakmai kiadvány tartalmaz átfogó, szinte minden törvényi előírást magában foglaló szabályzatokat. Mivel azonban ezek nem egy konkrét költségvetési szervre készülnek, sok olyan elem is van bennük, amelyek nem vonatkoznak az adott költségvetési szervre, így

• ezeket törölni kellene, vagy
• a költségvetési szervre teljesen más szabályokat kellene kialakítani.

Ezért a megvásárolt (vagy bármilyen más módon megszerzett) ún. mintaszabályzatokat az adott költségvetési szervre vonatkozóan testre kell szabni. Ennek keretében

• a felesleges kötelmeket tartalmazó részeket törölni kell,
• a szabályzatot a költségvetési szerv sajátosságainak megfelelőn ki kell egészíteni,
• a mintául szolgáló megfogalmazásokat a szükséges mértékben módosítani kell.

A költségvetési szerv változásai

Az aktualizálás másik fontos eleme a változások követése, amikor is:

• jogszabályváltozások történtek;
• a költségvetési szervnél más gyakorlat honosodott meg;
• a költségvetési szerv méretei, struktúrája, tevékenysége, céljai megváltoztak az idők folyamán;
• a vezetés víziója, elvárási rendszere módosult;
• a külső körülmények változtak;
• új tevékenységet kezdett el a költségvetési szerv, amelyre nem lehet a korábbi szabályozást alkalmazni.

Láthatjuk, hogy a folyamatosan változó külső és belső környezet miatt a szabályozás sem lehet időtlen időkig kőbe vésve. Szükség van a változások folyamatos nyomon követésére, az aktualizálásra. Azonban arra is vigyázni kell, hogy a túl gyakori változással

• elveszhet a szabályzat igazi szabályozó funkciója (inkább utólagos magyarázkodássá válhat);
• sérülhet a szabályozást betartók és betartatók biztonságérzete.

Nem kell azonban átesni a ló túlsó oldalára, nem kell a szabályzatok módosítására vonatkozó szabályzatot kidolgozni, de célszerű az időszakonként – akár évente – ismétlődő feladatok listájára felvenni  a szükséges szabályzatok áttekintését, s amennyiben a vezetők és a számviteli (vagy más szabályzatnál az ahhoz a területhez tartozó) szakember szükségesnek látja, elvégezni az aktualizálást.

Az érintettekkel való megismertetés

A szabályzatok nem önmagukért való dolgok. A legjobb szabályzat megalkotása is kevés, az abban foglaltakat be is kell tartani. Az elkészült vagy módosított szabályzatokat meg kell ismertetni az érintettekkel. Csak így lehet a szabályzatban foglaltak betartását is ellenőrizni, számon kérni. Ez minden szabályzatra igaz, ez alól nem lehetnek kivételek. Ezeket az adott területen tevékenykedőknek és a vezetőknek ismernie kell.

A módosítások technikája

A szabályzatok módosítására két megoldás kínálkozik.

Egyrészt minden változásnál, amely megköveteli a szabályozás megváltoztatását is, új szabályzatot készíthetnek.

Annak ellenére, hogy az életbe léptetett új szabályzat egységes szövege könnyen hozzáférhető és megismerhető, ennek a megoldásnak vannak hátrányai is:

• A költségvetési szervnél több hatályba léptetett szabályzat „keringhet”, s csak megfelelő szintű információáramlásnál biztosítható, hogy minden érdekelt folyamatosan tisztában legyen azzal, melyik szabályzat az éppen érvényben lévő.
• A szabályzatok ismételt elkészítése jelentős bürokratikus terhet ró a költségvetési szervre, illetve a végrehajtókra.

A másik megoldás alkalmazásánál az első életbe léptetett szabályzatot a költségvetési szerv folyamatosan kiegészítésekkel, mellékletekkel, függelékekkel módosítja. A megnevezés szabadon választható, akár variálható is. Nagyon fontos azonban, hogy a változásokat tartalmazó szabályzati részekben rögzített változások folyamatosan és egyértelműen nyomon követhetők legyenek. Ehhez a megoldáshoz célszerű egy olyan szöveges változat – elektronikus dokumentum formájában történő – vezetése, ahol az új és/vagy változó elemeket tartalmazó részletek beépülnek az eredeti szabályzatba.

Egy utólagos ellenőrzésnél nagy segítséget jelenthet egy ilyen dokumentum úgy a költségvetési szervet a hatóság előtt képviselő szakembernek, mint az ellenőrzést folytató személynek.

Ennek a módszernek is vannak előnyei és hátrányai is. Előnyként említhető, hogy

• nem kell minden egyes alkalommal az életbeléptetéshez a teljes szabályzatot kinyomtatni, tehát jóval költségtakarékosabb megoldás;
• az életbeléptetés sokkal egyszerűbb.

Hátrányként kell viszont megemlíteni, hogy

• bizonyos mennyiségű változás, módosítás egy idő után már nehezen nyomon követhető;
• gondoskodni kell arról, hogy minden érintett megismerje a rá vonatkozó összes változást.

Következetes alkalmazás

Természetesen a számítástechnika, a szövegszerkesztők nagy segítséget nyújtanak a  szabályzatok elkészítéséhez, viszont minden esetben fontos a következetesség.

• Hatékony legyen a szabályzatok elkészítése és karbantartása – ez előzetes szervezéssel oldható meg.
• Minden költségvetési szervnél legyen legalább egy, a szabályzatokkal kapcsolatos teendők koordinálásával megbízott személy. Az nem szerencsés, ha a szabályzat elkészítése teljes egészében egy ember feladata, mert a szabályzatok számos, a vezetők döntését igénylő kérdést is tartalmaznak.
• Minden, a költségvetési szervnél érintett személy jusson hozzá a munkájához szükséges szabályzatokhoz, illetve időben kapjon információt az azokban bekövetkezett változásokról.
• A szabályzatok összhangban legyenek a költségvetési szerv tevékenységével és céljaival.
• A gyakorlatban is a szabályzatban megfogalmazottak szerint járjanak el.

A legjobb szabályozás is csak annyit ér, amennyit végrehajtanak belőle!

Feladat és felelősség

Az Ávr. végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet előírása alapján a költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban rendezi a működéséhez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket. Éppen ebből a megfogalmazásból kiindulva vetődik fel gyakran a kérdés, hogy kinek a feladata és – ehhez kapcsolódóan – kinek a felelőssége a szabályzatok elkészítése, aktualizálása.

A döntési pozícióban lévő vezetők felelőssége igen nagy abban, hogy egy átgondolt belső szabályrendszer kialakításával – amelynek részét képezik a számviteli és egyéb jellegű szabályzatok is – biztosítsák a tervszerű és eredményes működést. A napi szintű döntéseknek összhangban kell lenniük a szabályzatokban – hosszú távra szólóan – rögzített elvekkel és módszerekkel.

Itt nem elég önmagában a szabályzatok puszta meglétével kapcsolatos felelősségre gondolni (valami van), hanem éppen olyan fontos (ha nem fontosabb) a szabályzatok tartalmának a jogszabályokkal és a költségvetési szervnél zajló valós folyamatoknak a költségvetési szerv rövid és hosszú távú céljaival való megfelelésének a biztosítása is.

A költségvetési szerv vezetője határozza meg a szervezet céljait illetve a célok megvalósításához vezető utat. Azonban az esetek többségében – önmagukban – nem képesek a szabályzatok szakszerű összeállítására, illetve azok folyamatos karbantartására.

Olyan személynek kell a szabályzatok változását kézben tartani, aki

• rendelkezik megfelelő jogszabályi ismeretekkel;
• megfelelő szinten ismeri a költségvetési szerv belső struktúráját, döntéshozatali mechanizmusát, napi szintű, a szabályzattal érintett folyamatait; illetve
• tudja, hogy mik a költségvetési szerv hosszabb távú elképzelései, céljai, víziói, s ezeket is képes figyelembe venni a szabályzatalkotás folyamatában.

Ezt a feladatot látja el a CNS Force Bt.

Faragó László